۴ الی ۶ ماه قبل از برگزاری رویداد:

  • تعیین اهداف رویداد
  • تعیین تاریخ
  • تخمین هزینه ها
  • تعیین کمیته اجرایی
  • شناسایی مخاطبین
  • شناسایی محل رویداد
  • شناسایی حامیان مالی و تجاری
  • بررسی راه ها و شیوه های بازاریابی و اطلاع رسانی
  • ایجاد صفحه یا سایت رویداد
  • بودجه بندی

۲ الی ۳ ماه قبل از برگزاری رویداد:

 شناسایی سخنرانان اصلی همایش و بستن قرارداد با آنها

  • تعیین قیمت بلیت رویداد
  • عقد قرارداد با حامیان مالی و تجاری
  • طراحی لوگو
  • آغاز فعالیتهای بازاریابی
  • تهیه ابزارها و وسایل مورد نیاز برای رویداد
  • تولید بروشور، بلیت و دعوت نامه
  • تهیه پیش نویس رویداد
  • تهیه لیست رسانه ها و تخمین های مربوطه و مذاکره با آنها
  • تهیه و انتشار محتوای وب سایت
  • فروش بلیت

یک هفته قبل از برگزاری رویداد:

  • نهایی کردن متن و محتوای رویداد با سخنرانان
  • تهیه یک کپی از برنامه رویداد برای ثبت نام کنندگان
  • هماهنگی نهایی با حامیان مالی
  • ارسال ایمیل و پیام یادآوری به ثبت نام کنندگان
  • آماده کردن یک فایل پاورپوینت و به اشتراک گذاشتن آن با سخنرانان

در حین برگزاری رویداد

  • هماهنگی با تمام اعضای تیم
  • عکاسی و فیلم برداری از رویداد

 

بعد از برگزاری رویداد

  • تهیه گزارش مالی رویداد
  • انتشار گزارشی از رویداد روی وب سایت
  • ارسال ایمیل تشکر به شرکت کنندگان و سخنرانان همایش
  • ارسال فرم نظر سنجی برای مخاطبین